지메일 100% 활용하는 고급 설정 10가지

2004년 4월에 출시된 지메일은 벌써 20년 이상 훌륭한 이메일 서비스로 기능하고 있다. 그러나 아직도 많은 사용자가 지메일의 여러 기능을 활용하지 못하고 있다.

기본적으로 이메일 송수신을 위한 서비스지만, 다음의 다양한 기능을 사용하면 전체 프로세스를 더욱 효율적으로 진행할 수 있다.

스마트 편지쓰기

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스마트 컴포지션은 사용자를 위해 이메일을 작성해 시간과 정신적 에너지를 낭비하지 않도록 도와주는 기능이다. 이 기능은 머신러닝을 사용해 사용자가 입력할 내용을 예측하고, 이메일을 작성할 때 실시간으로 문구를 제안다.

스마트 기능 및 개인 설정을 해제하지 않은 경우, 스마트 컴포지션은 기본적으로 켜져 있다. 그러나 설정 > 모든 설정 보기로 이동한 다음 기본 설정 탭 하단에서 스마트 편지쓰기를 찾아보자.

기본 스마트 편지쓰기 기능은 입력하는 동안 추천 단어를 제안하고, 스마트 편지쓰기 맞춤설정에서는 지메일 계정의 모든 이메일을 기반으로 사용자의 이메일 스타일에 맞게 실시간 제안을 개인화하한다.

보내기 예약

이메일을 미리 작성하는 유형인가? 그렇다면 초안을 작성한 후 전송 준비가 될 때까지 초안 폴더에 보관하는 경우가 많을 것이다. 하지만 이런 습관은 실제로 메일을 보내지 않거나 잊어버리는 등 오류를 부르기 쉽다.

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이것이 바로 지메일의 ‘보내기 예약’ 기능을 사용해야 하는 이유이다. 이메일을 작성하고 보낼 준비가 되었더라도 바로 보낼 필요는 없다. 대신 보낼 날짜와 시간을 설정할 수 있다. 이렇게 하려면 평소와 같이 ‘보내기‘만 클릭하지 말고, 그 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 다음 ‘보내기 예약‘을 클릭하라.

기본적으로 ‘내일 아침’, ‘내일 오후’, ‘월요일 오전’ 중 하나를 선택할 수 있다(주말에 업무 관련 이메일을 작성할 때 유용하다). 하지만 날짜 및 시간 선택을 클릭하면 원하는 특정 날짜와 시간을 직접 설정할 수 있다.

보내기 취소

지메일의 ‘보내기 취소’ 기능은 이름에서부터 정체성이 명확하다. 이메일을 보낸 후 일정 시간 안에 마음을 되돌려 발신을 취소할 수 있고, 주소를 추가하거나 아예 보내지 않을 수도 있다.

보내기 취소는 특히 실수로 전송할 때, 파일을 첨부하지 않았을 때, 전송 후 오타를 발견하거나 BCC와 CC를 혼동했을 때 등 다양한 상황에서 특히 유용하다.

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보내기 취소는 기본적으로 활성화되어 있지만, 취소 가능한 시간을 변경할 수 있다.

설정 > 기본설정으로 이동한 후 보내기 취소 항목을 찾는다. 여기에서 취소 타이머를 5초에서 30초 중에서 설정할 수 있다. 30초로 설정하는 것을 추천한다. 추가 시간이 길어서 나쁠 것이 없기 때문이다.

이메일을 보낸 후 취소하려면 화면 왼쪽 하단에 있는 메시지 전송됨 창에서 취소를 클릭하라. 취소된 이메일은 전송되지 않고 초안 상태로 돌아간다.

검색 연산자

지메일의 기본 검색 기능은 검색 창에 원하는 내용을 입력하기만 하면 되지만, 검색 결과가 항상 만족스럽지는 않다.

지메일 전체 아카이브를 검색할 때 관련이 없거나 과도한 결과가 표시되어 지친다면, 지메일의 검색 연산자를 사용해 결과를 더 잘 필터링하라. 이 기능은 받은 편지함이 수많은 이메일로 가득 차 있어 특정 이메일을 찾으려면 건초 더미에서 바늘을 찾는 듯한 느낌이 들 때 특히 유용하다.

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지메일 검색 연산자는 너무 많아서 기사에 모두 나열할 수 없지만, 가장 많이 쓰이는 연산자는 from: (특정 사람이 보낸 이메일로만 필터링하는 데 사용) 및 subject: (이메일 제목으로 검색을 필터링하고 본문 내용은 무시하는 데 사용)다.

더 자세한 정보는 이 지메일 지원 페이지에서 모든 지메일 검색 연산자의 전체 목록을 확인할 수 있다.

이메일 다시 알림

이메일의 다시 알림 설정은 아침에 알람을 설정하는 것과 비슷한다. 지메일은 다시 알림을 설정한 이메일을 사용자가 지정한 시간 동안 받은 편지함에서 일시적으로 제거한다.

기본적으로 이메일을 “내일”, “이번 주말”, “다음 주”까지 스누즈할 수 있다. 하지만 원하는 날짜와 시간을 직접 선택할 수도 있어 마음껏 미루는 것이 가능하다. 시간이 지나면 이메일은 다시 수신함으로 돌아온다.

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이메일을 다시 알림 설정하려면 해당 이메일을 마우스로 가리키고 옵션 오른쪽에 있는 시계 모양의 다시 알림 아이콘을 클릭하라. 기본 기간이 여러 개 표시되지만, 적합한 기간이 없으면 날짜 및 시간 선택을 클릭해 직접 설정하라. 여러 이메일을 한 번에 다시 알림하려면 모든 이메일을 선택한 다음 같은 작업을 수행하면 된다.

그후 왼쪽 패널의 ‘다시 알림 항목’에서 처리한 모든 이메일을 볼 수 있으며, 일정을 앞당겨 처리하고 싶다면 해제할 수도 있다.

이메일 템플릿

동일한 이메일을 반복해서 보내는 경우, 또는 구조와 내용이 매우 유사한 이메일을 보내는 경우, 지메일의 이메일 템플릿 기능을 반드시 활용해야 한다.

다양한 템플릿을 만들고 저장할 수 있으며, 이 템플릿을 사용해 나중에 편집할 수 있는 기본 이메일로 즉시 시작할 수 있으므로 매번 이메일을 처음부터 작성할 필요가 없다.

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템플릿을 사용하려면 설정 > 모든 설정 보기로 이동한 다음 고급 탭으로 스크롤해 템플릿을 찾고, 사용을 클릭한 다음 변경 사항 저장을 클릭하라. 지메일이 다시 로드되면 템플릿을 만들 수 있다.

지메일에서 템플릿을 만들려면 평소와 같이 이메일을 작성한 다음, 보내기 대신 세 개의 점 메뉴 > 템플릿 > 새 템플릿으로 저장을 클릭하라. 그러면 다음에 비슷한 이메일을 보낼 때 세 개의 점 메뉴 > 템플릿 > 템플릿 삽입을 클릭하기만 하면 된다.

문법 검사와 맞춤법 검사

이메일에서 오탈자 및 문법은 항상 중요하지만, 특히 업무상 다른 사람에게 이메일을 보낼 때는 더욱 중요하다. 상사나 고객에게 보내는 이메일은 특히 좋은 인상을 남겨야 한다.

다행히도 지메일은 두 가지 모두에 자동 수정 기능을 제공하며, 자동 수정이 너무 과한 경우와 문장을 직접 제어하고 싶을 때 유용한 실시간 오탈자 및 문법 제안 기능도 제공한다.

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글을 쓰면서 지메일에서 맞춤법과 문법을 확인하려면 설정 > 모든 설정 보기로 이동하라. 기본설정 탭을 스크롤해 문법 제안, 문법과 맞춤법 제안 옵션을 찾자. 여러 가지 조합을 시도해보고 자신에게 가장 적합한 조합을 찾아보자.

받은 편지함 카테고리, 라벨 및 필터

이메일을 많이 보내고 받는 경우, 지메일의 기본 구성 기능만으로는 이메일을 정리하고 정돈하기 어렵다. 적어도 수동으로 많은 노력을 기울이지 않으면 불가능한다. 다행히도 지메일에는 이러한 작업을 자동화하고 이메일을 정리하는 데 도움이 되는 고급 구성 기능이 있다.

우선, 지메일의 받은 편지함 카테고리는 의도에 따라 이메일을 자동으로 분류하기 위해 존재한다. 받은 편지함 카테고리에는 소셜, 프로모션 및 스팸이 포함되며, 지메일은 수신 이메일을 자동으로 처리하고 사용자의 편의를 위해 이러한 카테고리로 분류한다.

그외에도 라벨이 있다. 라벨은 사용자가 원하는 대로 이메일을 수동으로 분류할 수 있는 맞춤형 태그이다. 각 라벨은 폴더와 유사하지만, 한 이메일에는 여러 개의 라벨을 적용할 수 있다. 라벨은 왼쪽 패널에서 탐색 가능하며, 라벨을 사용하면 이메일 유형별로 쉽게 검색하고 찾을 수 있다. 예를 들어, 영수증, 청구서, 업무 프로젝트, 다양한 취미 등 라벨을 만들 수 있다.

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한 단계 더 나아가면 필터가 있다. 필터는 이메일 수신 시 자동으로 적용되는 사용자 정의 규칙이다. 필터를 만들려면 검색 상자 오른쪽의 검색 옵션 표시를 클릭한 후 검색 조건을 입력하고 필터 만들기를 클릭하라.

예를 들어, 제목에 특정 단어가 포함된 모든 이메일에 특정 라벨을 자동으로 적용하는 필터를 만들거나, 특정 도메인 주소에서 보낸 이메일을 다른 받은 편지함으로 자동 전달할 수 있다.

비밀 모드

비밀 모드는 지메일을 더욱 안전하게 사용할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나로, 수신자가 이메일 주소로 할 수 있는 작업을 제한해 민감한 정보를 보호하도록 설계되었다.

비밀 모드로 이메일을 보낼 때, 만료 날짜를 설정하거나 열기 위해 SMS 비밀번호를 요구하도록 설정할 수 있다. 기밀 이메일은 수신자가 전달, 복사, 인쇄, 다운로드할 수 없다. 나중에 이메일 액세스를 취소할 수도 있다.

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비밀 이메일을 보내려면 메시지를 작성할 때 잠금 아이콘을 클릭해 비밀 모드를 활성화한다. 그러면 해당 이메일에 대해 위에서 언급한 기능을 설정할 수 있다.

키보드 단축키

지메일은 기본적으로 매우 사용자 친화적이지만, 마우스 커서만 사용해 탐색하면 많은 시간을 낭비하게 될 수 있다. 이메일 읽기, 쓰기, 정리하는 데 더 많은 시간을 할애할수록 키보드 단축키를 사용하면 더 많은 이점을 누릴 수 있다.

지메일에서 키보드 단축키를 활성화해야 하지만, 일단 활성화하고 유용한 단축키를 충분히 익히면 지메일이 훨씬 사용하기 쉬워지고 생각보다 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있다.

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지메일에서 키보드 단축키를 활성화하려면 설정 > 모든 설정 보기로 이동한 다음, 기본설정 탭을 아래로 스크롤해 키보드 단축키를 토글할 수 있는 옵션을 찾자.

키보드 단축키가 너무 많아서 모든 단축키를 익히려면 시간이 좀 걸릴 수 있다. 키보드 단축키를 활성화하면, 지메일이 열려 있는 상태에서 ? 를 입력하면 모든 단축키 목록을 볼 수 있다.

기본 할당 키가 마음에 들지 않으면 원하는 대로 사용자 지정할 수 있다. 설정 > 모든 설정 보기로 이동한 다음 고급 탭을 스크롤해 맞춤설정 단축키를 활성화하라. 그러면 지메일의 키보드 단축키를 마음대로 사용자 지정할 수 있는 키보드 단축키 탭이 나타날 것이다.
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Dave Parrack editor@itworld.co.kr
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