챗GPT 덕분에 이메일 작성이 더 쉬워진 이유 : zum 뉴스

필자는 업무적인 대화에서 조금 어색한 편이라는 걸 인정할 수밖에 없다. 가끔은 의도했던 것보다 말투가 딱딱하게 느껴질 때도 있고, 처음부터 원하는 만큼 명확하게 표현하지 못할 때도 있다. 이상하게도 가끔은 스스로의 입장보다 가상의 캐릭터 시점에서 글을 쓰는 게 더 편할 때가 있다. 물론 글의 종류에 따라 다르긴하지만.

필자는 재택근무를 하면서 동료들과 대부분 시간을 텍스트로 소통하기 때문에, 만능 챗봇인 챗GPT의 도움을 받아보기로 했다. 다행히 기대 이상으로 유용한 조언을 얻을 수 있었고, 이메일 초안을 다듬을 때 자연스럽게 챗GPT에 의견을 구하는 일이 많아졌다. 이 챗봇은 꽤 유용한 조언과 팁을 제공할 뿐만 아니라, 문장을 수정하거나 즉석에서 다듬을 방법도 제안해 준다.

일반적인 조언 구하기

챗GPT에 가장 먼저 물은 것은 자신감 있는 이메일 작성법에 대한 일반적인 조언이었다. 채팅창에 입력한 프롬프트는 단순했다.

“동료나 다른 전문가들에게 자신감 있는 이메일을 작성하려면 어떻게 해야 해?”

ChatGPT

챗봇은 3가지 답변을 제시했다. 첫 번째와 두 번째는 단계별 가이드에 가까운 리스트 형태였으며, 일부 내용이 겹쳤다. 리스트는 명확한 제목 작성과 이메일 초반에 목적을 분명히 밝히는 것의 중요성을 강조했다. 하지만 세 번째 답변은 깔끔한 문장과 세련된 마무리를 보여주는 이메일 템플릿이었다. 바로 그거였다! 주저 없이 그 템플릿을 선택했다.

챗GPT가 정보를 소화하기 쉬운 리스트 형태로 정리하는 점은 좋았지만, 예시를 통해 배우는 걸 더 선호하기 때문에 세 번째 답변이 더 끌렸다. 이 템플릿은 명확하고 간결한 표현을 사용했는데, 이는 업무 이메일을 작성할 때 분명히 중요한 요소다. 하지만 문제는 분위기가 너무 딱딱하게 느껴졌다는 점이었다.

다음은 챗GPT가 생성한 예시 이메일이다.

제목 : 제안 승인 요청

안녕하세요, [받는 사람 이름] 님.

Q2 프로젝트의 업데이트된 제안서 승인을 요청드리기 위해 이메일을 드립니다. 검토를 위해 수정된 문서를 첨부했습니다.

주요 변경 사항은 다음과 같습니다.

새로운 마감 일정에 맞춰 조정된 타임라인
생산 프로세스를 최적화하기 위한 추가 자원 배정

궁금한 점이 있으시면 언제든 알려주세요. 원활한 진행을 위해 [날짜]까지 승인해 주시면 감사하겠습니다.

감사합니다.
[보내는 사람 이름]

직접적인 표현이 중요한 것은 맞지만, AI가 생성한 예시는 너무 딱딱하고 직설적이었다. 조금 더 친근하고 덜 형식적인 템플릿이 필요했고, 업무 분야에 맞게 조금 더 구체적인 표현이 들어간 이메일을 원했다. 그래서 챗GPT에 새로운 이메일 작성을 도와달라고 요청했다.

조금 더 따뜻한 톤으로 부탁해

챗GPT는 더 많은 맥락을 제공해달라고 요청했다. 팀 프로젝트 진행 상황을 공유하려는 것인지, 제조업체에 무언가를 요청하는 것인지 등을 물었다. 필자는 리뷰용 노트북을 요청하는 이메일을 작성해 달라고 하면서, 좀 더 캐주얼한 톤으로 써달라고 부탁했다. 그러자 챗GPT는 다음과 같은 이메일을 만들어냈다.

제목 : 리뷰용 노트북 요청

안녕하세요, [받는 사람 이름] 님.

잘 지내시죠? 이번에 [소프트웨어 호환성 테스트, 팀 성능 평가 등 간략한 목적 기재]를 위해 리뷰용 노트북을 요청드리고 싶습니다. 가능하다면 대여 절차를 알려주시면 감사하겠습니다.

필요한 정보가 있으면 언제든 말씀해주세요. 도움 주셔서 감사합니다!

감사합니다.
[보내는 사람 이름]

위 이메일은 필자의 업무에 조금 더 맞춤화되어 있지만, 여전히 기계적인 느낌이 들었다. 그래서 다른 방법을 시도했다. 이번에는 직접 작성한 이메일을 챗GPT에 평가해 달라고 요청했다. 기본 템플릿을 참고하는 것도 도움이 되지만, 비록 챗봇이 제공한 것이더라도 건설적인 피드백이 가장 유용하다는 것을 알게 됐다.

건설적인 피드백 요청하기

때로는 챗봇이더라도 의견을 나눌 상대가 필요하다. 직접 작성한 이메일을 평가하고 수정할 부분을 추천해 달라고 요청했다. 다음은 필자가 작성한 이메일이다.

안녕하세요,

저는 PCWorld에서 노트북 섹션을 담당하고 있는 애슐리 비안쿠초입니다. 현재 더 많은 가성비 노트북을 다룰 수 있도록 리뷰할 엔트리급 노트북 몇 대를 제공받을 수 있을지 문의드리고 싶습니다.

가능하면 최대한 빨리 진행하고 싶어 빠른 답변을 주시면 감사하겠습니다.

도움 주셔서 정말 감사합니다!

감사합니다.
애슐리 비안쿠초

그리도 다음은 원본 이메일을 챗GPT가 수정한 버전이다.

ChatGPT

정말 귀중한 피드백이었다. 챗GPT는 원래 문장에서 어색한 부분을 매끄럽게 다듬었다. 필자는 종종 업무용 이메일에서 자연스러운 톤을 잡는 데 어려움을 느끼는데, 챗GPT는 정확히 그 부분을 짚어냈다. 또한 챗봇은 노트북 대여 요청의 긴박한 어조를 부드럽게 조정할 것을 추천했는데, 이는 매우 합리적인 지적이었다. 원본 이메일에서 “빠른 답변을 요청한다”라고 표현했지만, 이 문구가 다소 강압적으로 들릴 수도 있었다.

필자가 어려움을 느끼는 또 다른 부분은 첫 인사 이메일에서 이름을 자연스럽게 포함하는 것이다. 이름을 문장 안에 넣으면 어색하게 보이고, 받는 사람 입장에서도 읽기 불편할 수 있다. 챗GPT는 이 부분도 정확히 짚어냈다. 위에서 본 것처럼, 내 이메일 서명에 이미 이름이 들어가 있기 때문에 굳이 이메일의 첫 문장에서 소개할 필요가 없다는 점을 간과하고 있었다.

필자는 챗GPT가 수정한 버전에서 마지막 문장에 들어간 엠 대시(—)가 마음에 들지 않았다. 그래서 이를 제거하고 문장을 조금 다듬어 달라고 요청했다. 다음은 챗GPT가 수정한 최종 버전이다.

제목 : 엔트리급 리뷰용 노트북 요청

안녕하세요,

잘 지내시죠? 저는 PCWorld에서 노트북 섹션을 담당하고 있으며, 가성비 노트북에 대한 콘텐츠를 확장하는 과정에서 엔트리급 노트북 몇 대를 리뷰할 기회를 찾고 있습니다. 가능한 빠르게 진행하면 좋을 것 같습니다. 사용 가능한 제품이 있는지, 그리고 절차가 어떻게 진행될 수 있는지 알려주시면 감사하겠습니다.

시간 내주셔서 감사합니다. 답변 기다리겠습니다.

감사합니다.
애슐리 비안쿠초

현재 수정된 버전에서 소소한 조정을 요청할 수 있다는 점이 정말 마음에 든다. 완전히 새로운 이메일을 처음부터 다시 작성하도록 하는 것보다 훨씬 빠르고 효율적이다.

결론

물론 이메일을 보낼 때마다 무조건 챗GPT를 활용하지는 않는다. 특히 동료와 간단한 업무를 주고받을 때는 필요하지 않다. 하지만 첫 인사 이메일이나 좀 더 복잡한 내용을 담아야 할 때는 챗GPT의 추천과 수정안을 참고한다. 최대한 명확하게 전달하는 것이 중요하기 때문이다. 결과적으로, 챗GPT는 과하게 고민하는 문제를 해결해 주는 유용한 조력자이자 객관적인 피드백을 제공하는 두 번째 시선 역할을 한다.
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