MS 팀즈 ‘파워 유저’를 위한 15가지 팁

그룹 채팅계의 후발주자인 마이크로소프트 팀즈는 강력한 기업 협업 애플리케이션이 되었다. 팀즈는 대부분의 오피스 365 구독에 포함되어 있어, 많은 회사들이 이미 팀즈를 소유하고 있고, 코로나19 사태로 원격근무가 빠르게 활성화되며 팀즈를 사용하는 기업이 많아졌다.

다른 채팅 도구와 마찬가지로 팀즈는 팀을 위해 여러 채널(토론 영역)을 설정하고, 파일을 공유 및 저장하며, 라이브 음성 및 화상 회의를 수행할 수 있다. 오피스 365의 일부로, 팀즈는 워드, 원노트, 플래너, 셰어포인트와 같은 다른 마이크로소프트 애플리케이션 및 서비스와 잘 통합된다. 실제로 마이크로소프트는 오피스 365의 주요 통신 클라이언트로 비즈니스용 스카이프를 팀즈로 대체하는 과정에 있다.

팀즈 시작에 도움이 필요하면 <“협업 툴의 새로운 강자” 마이크로소프트 팀즈 완전 정복 - ITWorld How To>를 참조하길 바란다. 기본을 익혔다면 이제 이 강력한 협업 툴을 더 잘 활용할 차례다.

참고: 이 기사는 주로 윈도우 또는 맥용 팀즈 데스크톱 앱에 초점을 맞춘다. 안드로이드와 iOS용 팀즈 앱과 웹 앱도 있다. 그러나 이러한 앱들은 데스크탑 앱이 가진 많은 고급 기능 없이 채팅을 강조한다.

팀즈 인터페이스 제어

1. 팀과 채널 구성하기

앱 왼쪽의 탐색 바에서 팀 아이콘을 클릭하면, 본인이 속한 팀이 각 팀과 각 팀의 채널이 팀명 아래에 표시된다. 기본적으로 팀과 채널은 본인이 참여하거나 만든 순서대로 나타나지만, 더 중요한 채널과 그렇지 않은 채널이 있을 것이다. 꼭 정해진 순서대로 둘 필요는 없다.
채널을 ‘고정’하면 더 많이 눈에 띄고 더 빨리 액세스할 수 있도록 창 위쪽에 놓이게 된다. 이렇게 하려면 채널 이름 옆에 오른쪽 3점 아이콘을 클릭하고 ‘고정’을 선택한다. (채널의 고정표시를 취소하려면 이 과정을 다시 하면 된다.)

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고정표시 된 채널의 순서를 변경하려면 ‘고정됨’ 영역에서 채널 이름을 클릭하고 원하는 위치로 끌어다 놓으면 된다.

같은 방식으로 고정되지 않은 팀의 순서를 바꿀 수도 있다. 팀 이름을 클릭해서 위 아래로 끌어위치를 옮기면 된다.

2. 우선수위가 낮은 채널이나 팀 숨기기

현재 업무에 중요하지 않은 팀을 숨겨 팀즈 인터페이스를 더 깔끔하게 정리할 수 있다.

팀을 숨기려면 이름 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 클릭하고 ‘숨기기’를 클릭한다. 채널도 숨길 수는 있지만, 어떤 팀이든 일반 채널은 숨길 수 없다.

채널 숨기기를 해제하려면 팀 이름 아래의 채널 목록을 확인한다. 아래쪽에는 숨겨진 채널이 몇 개 있는지 알려주는 링크가 있다. 이 링크를 클릭하면 이 팀 아래에 숨겨둔 채널이 표시되는 메뉴가 열린다. 해제하려는 채널 위에 커서를 놓고 오른쪽에 있는 ‘표시’ 아이콘을 클릭한다.

팀 숨기기를 해제하려면 ‘숨겨진 팀’ 링크가 보이는 팀 목록 맨 끝으로 이동한다. 숨겨진 팀 목록을 열려면 이것을 클릭한다. 숨겨진 팀의 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 누른 다음, 열려 있는 메뉴의 맨 위에 있는 ‘표시’를 누르면 된다.

3. 이름별로 활동을 필터링하라

왼쪽 탐색바에서 ‘활동’을 클릭하고, 활동 창 상단 오른쪽에 있는 필터 아이콘을 오른쪽 클릭하고, ’@멘션’을 클릭한다. 또는 팀즈 상단의 ‘검색어 입력’란에 /mentions을 입력한다. 본인이 태그된 채팅이나 대화가 바로 표시된다.

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4. 중요한 채팅 메시지는 저장하라

대화 중 놓치고 싶지 않거나 나중에 참조하고 싶을 때 유용한 기능이다. 저장하고 싶은 메시지의오른쪽 상단 3점 아이콘을 클릭한 다음 ‘이 메시지 저장’을 선택한다.

저장된 채팅 메시지 목록을 보려면 앱 오른쪽 상단에 있는 프로필 이미지를 클릭하고 ‘저장됨’을 선택하거나, 상단의 검색란에 ‘/saved’를 입력한다. 저장된 채팅 메시지가 피드에 나타난다. 파일을 다운로드할 필요 없이 나중에 봐야 할 중요 문서와 같이 첨부 파일이 있는 채팅 메시지를 저장하는 데 유용하다.

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팀과 소통하기

5. 주의 끌기

채널에는 많은 팀원들이 참여하고 있고, 수많은 대화가 오고 갈 때 꼭 봐야 하는 사람이 보지 않고 넘어갈 수도 있다. 이럴 때는 메시지를 작성할 때 ‘@사용자 이름’을 입력해 그 사람을 태그하면 그 사람에게 알림이 가서 바로 주목하도록 할 수 있다. @를 입력하면 그 팀의 멤버들이 표시되기 때문에 직접 사용자 이름을 입력하지 않고 클릭해서 선택할 수도 있다.

또한, 이 @ 기능을 사용하여 팀원에게 DM(1대1 채팅 메시지)을 빠르게 전송할 수도 있다. 팀즈 데스크톱 앱 상단의 검색 상자 안에 @사용자 이름을 입력하거나 @를 입력하고 열리는 팀 구성원 목록에서 이름을 선택한다. 검색 상자에서 바로 메시지를 입력하고 엔터키를 누르거나 화살표를 클릭하면 바로 1:1 메시지를 보낼 수 있다.

6. 채팅 메시지에 제목 붙이기

수많은 메시지 중에서 채팅 메시지가 두드러지도록 돕는 또 다른 방법은 제목을 붙이는 것이다. 제목을 붙이면 눈에 띄기도 하지만, 나중에 검색 상자에서 제목으로 검색해서 해당 메시지를 찾을 수도 있다. 물론 모든 채팅 메시지에 제목을 붙일 필요는 없다. 추적해야 할 가장 중요한 메시지에 제목을 붙이는 것이 가장 좋다.

작성 중인 채팅 메시지에 제목을 추가하려면 텍스트 입력 필드 아래의 도구 모음 왼쪽 끝에 있는 서식 아이콘(그림 브러시가 위에 달린 ‘A’처럼 보인다)을 누른다. 메시지 창이 확장될 것이다. ‘제목 추가’라는 행에 제목을 입력한 다음 아래에 메시지를 입력한다. 메시지 창의 오른쪽 아래에 있는 ‘보내기’ 화살표를 눌러 새 제목으로 채팅을 게시한다.

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커서를 메시지 오른쪽 상단으로 이동하고 나타나는 3점 아이콘을 클릭한 다음 열리는 메뉴에서 ‘편집’을 클릭하여 기존 채팅 메시지에 제목을 추가할 수도 있다. 메시지 창이 확장되면, 위의 지시에 따라 제목을 붙인다.

7. 공지를 효율적으로 띄우기

‘서식’ 아이콘을 클릭할 때 나타나는 확장된 메시지 창에는 몇 가지 다른 요령들도 숨겨져 있다.

메시지를 정말 돋보이게 하고 싶다면, 공지로 바꿀 수 있다. 확장된 메시지 형식 지정 창에서 왼쪽 상단에 있는 ‘새 대화’ 드롭다운을 누르고 ‘알림’를 선택한다. 필드가 하나 나타나는데, 이 필드에서 게시할 큰 제목을 입력할 수 있고 선택적으로 배경 이미지 또는 색칠된 배경을 포함하면 더욱 돋보이게 할 수도 있다.

기본적으로 채널의 모든 사용자가 대화에 응답할 수 있지만, 메시지 형식 지정 창의 맨 위에 있는 ‘모두 회신 가능’ 드롭다운을 누르면, ‘회원님 및 중재자가 회신 가능’을 선택하여 이들만 회신할 수 있게 제한을 둘 수 있다. 이 옵션은 공지 메시지를 사용할 때 유용할 수도 있다.

사용 중인 팀즈 버전에 따라 메시지 형식 지정 창의 맨 위에 또 다른 옵션이 있을 수 있다. 메시지를 2개 이상의 채널에 표시하려면 ‘여러 채널에 게시’를 선택하고 ‘채널 선택’ 버튼을 클릭한 다음 게시할 채널 옆에 있는 상자에 체크하면 된다.

이들 3가지 옵션은 모두 가장 중요한 메시지에만 가끔씩 사용해야 한다.

다음 페이지 : 알림 관리, 문서 공유, 단축키 등

팀즈 알림 관리하기

8. 중요한 채널은 팔로우 하라

특정 채널에서 무슨 일이 일어나고 있는지 계속 추적해야 한다면, 새로운 활동이 있을 때마다 알림을 받는 것을 선택할 수 있다. 이렇게 하려면 팀즈 열에서 커서를 채널 이름 위로 이동하고 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 클릭한 다음 열리는 메뉴에서 ‘채널 알림’을 클릭하면 된다.

‘채널 알림 설정’ 화면이 나타난다. 여기서 새로운 메시지가 채널에 게시될 때마다 알림을 받을지 또는 팀원이 채널을 언급할 때마다 알림을 받을지 여부를 설정할 수 있다. 알림을 켜면 ‘배너 및 피드’에서 또는 ‘피드에만 표시’를 통해서만 알림을 받고 싶은지를 지정할 수 있다.

9. 다른 알림을 조정하라

기본적으로 팀즈는 배너, 피드 및 이메일을 포함한 다양한 방법을 사용하여 @mentions, 채팅 메시지, 좋아요 및 반응, 팀원 자격변경 등 많은 이벤트에 대한 알림을 전송한다. 수신하는 알림 수를 줄이고, 알아야 할 몇 가지 알림만 켜 두고, 수신되는 알림 유형을 조정하는 것이 좋을 수 있다.

이렇게 하려면 팀즈 앱의 오른쪽 상단에 있는 프로필 사진 또는 아이콘을 클릭한 다음 열리는 메뉴에서 ‘설정’을 클릭한다. 설정 화면에서 ‘알림’을 누른다.

이렇게 하면 알림 받을 수 있는 긴 활동 목록(멘션, 메시지, 기타 등)이 있는 화면이 열리고 ‘배너 및 전자메일’, ‘배너’, ‘피드에만 표시’, ‘끔’ 등 각 항목에 대해 수신하고자 하는 알림 유형을 선택할 수 있다.

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몇몇 아이템에는 다양한 옵션이 있다. 예를 들어 모든 유형의 알림에 대해 알림 소리를 듣도록 선택할 수 있고, 통화, 멘션 및 채팅 메시지에 대해서만 알림 소리를 듣도록 선택할 수도 있으며, 아무것도 알림 되지 않게 ‘끄기’ 할 수도 있다. 그리고 ‘최대한 빨리’, ‘10분마다’, ‘1시간 마다’, ‘8시간 마다’, ‘매일’ 놓친 활동을 이메일로 보내도록 하거나 절대로 보내지 않게 ‘끔’을 고를 수 있다.

도움이 되는 알림 대 방해가 되는 알림의 적절한 균형을 찾기 위해 다양한 설정을 시도해야 할 수도 있지만, 일단 파악한 후에는 조정해 놓고 기뻐하게 될 것이다.

팀즈로 문서 공유하기

10. 중요한 문서는 채널의 탭에 추가하라

채널에는 메인 창의 상단을 따라 탭이 있다. 기본적으로 (대화 메시지 및 기타 활동을 보여주는) ‘채팅’과 (채널에 업로드 된 모든 파일에 대한) ‘파일’ 탭이 표시된다. 팀에 중요한 문서가 있는 경우, 해당 문서를 표시하는 탭을 추가하여 채널의 모든 구성원이 편리하게 사용할 수 있도록 할 수 있다.

마이크로소프트 오피스 문서(엑셀, 파워포인트 또는 워드 파일) 또는 PDF를 탭으로 추가하려면 먼저 ‘파일’ 탭을 눌러 업로드를 한다. 업로드한 후 채널 상단에 있는 탭의 오른쪽에 있는 +를 클릭한다. 패널이 열리고, 이를 통해 검색하고 선택할 수 있는 다양한 웹 앱이 표시된다. 탭으로 설정하고자 하는 문서를 여는 데 사용할 앱을 클릭한다(예: 엑셀 파일에는 엑셀).

그 다음에 또 다른 패널이 열린다. ‘탭 이름’ 아래에 이 새 탭의 이름을 입력한다. 그런 다음, 탭으로 설정하고자 하는 문서를 클릭한 후 ‘저장’ 버튼을 누른다.

지정한 이름으로 된 새로운 탭이 채널 상단에 추가될 것이다. 이것을 클릭하면 이 탭으로 전환되어 해당 문서를 볼 수 있다. 오피스 문서일 경우, 팀즈 창 안쪽에 앱(워드, 엑셀 등)의 미니 버전 안에서 디스플레이 될 것이다.

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이 문서의 탭에서 팀원과 채팅을 시작하려면 오른쪽 상단 모서리에 있는 코멘트 아이콘을 누른다.웹 링크, 유튜브 동영상 또는 어도비 크리에이티브 클라우드나 트렐로와 같은 웹 앱을 보여주는 탭을 추가할 수도 있다.

11. 셰어포인트(SharePoint)를 사용하여 파일을 보관하거나 공유하라

많은 기업이 셰어포인트를 안전한 파일 스토리지 및 협업 플랫폼으로 활용하고 있다. 좋은 소식은 그것이 팀즈와 매우 잘 통합되어 있다는 점이다. 모든 채널에서 파일 탭을 클릭하여 셰어포인트를 통해 팀원과 파일을 공유하거나 채널에 이미 공유된 셰어포인트 파일에 액세스할 수 있다.

파일을 파일탭에 업로드하면 해당 파일은 팀의 채널에 해당하는 폴더 구조 내에서 팀의 셰어포인트 사이트에 자동으로 저장된다. 셰어포인트 사이트로 이동하려면 파일 탭의 상단 도구 모음에 있는 ‘셰어포인트에서 열기’ 버튼을 클릭하면 된다. (이 옵션을 보려면 3점 아이콘을 클릭해야 할 수도 있다.)

팀원은 오피스 온라인 또는 오피스 데스크톱 앱을 사용하여 채널에 공유된 파일에 대해 협업할 수 있다.

기타 유용한 팀즈 팁

12. 다른 사람들을 팀원으로 초대하기

마이크로소프트 팀즈를 사용하면 자신의 팀원들과 채팅하는 것에 국한되지 않으며, 아웃룩 계정으로 회사의 어느 누구에게든 게스트 액세스 권한을 제공하여 채팅, 문서 공유 등을 할 수 있다. (시험해보자. 사원명을 검색하여 찾거나 채팅을 시작할 수 있다.)

사실, 게스트 액세스는 조직 내의 액세스에만 국한되지 않는다. 마이크로소프트 계정을 가진 사람은 누구나 초대할 수 있다. 조직 외부에서 사용자를 추가할 때 해당 사용자를 프로젝트에 대한 채팅에 포함시키고, 해당 사용자를 채널에 태그하고, 이메일을 보내지 않고도 워드 문서를 공유할 수 있다.

13. 채널로 이메일 전달하기

몇몇 작은 스타트업들은 이메일을 건너뛰고 오직 채팅만 사용하지만, 기업세계에 있는 우리들 대부분은 이메일에 의존한다. 다행히 아웃룩의 채널로 이메일 메시지를 전달할 수 있다.

채널 이름 옆에 있는 3점 아이콘을 클릭하고 ‘이메일 주소 가져오기’를 선택하면 채널에 대한 이메일 주소가 생성된다. 복사하면 해당 주소를 사용하여 워드 문서, 메시지 또는 채널에 추가할 모든 내용을 전달할 수 있다. 그것은 실용적인 해결책이다.

이메일 전송을 채널 또는 컨트롤로 전송하는 것을 중지하려면 채널의 3점 아이콘을 클릭하고 ‘이메일 주소 다시 가져오기’를 선택한 다음 ‘고급’ 링크를 클릭한다. 기본적으로 링크를 가진 모든 사용자는 채널로 이메일을 보낼 수 있지만, 하나 이상의 도메인을 채우는 옵션을 사용하여 ‘이 팀의 구성원만’ 또는 ‘이러한 도메인에서 보낸 이메일만’으로 변경할 수 있다. 채널에 대한 추가 이메일을 방지하려면 ‘전자메일 주소 제거’를 클릭한다.

14. 단순한 작업관리를 마이크로소프트 플래너와 통합하기

슬랙이나 다른 경쟁제품에 비해 팀즈가 가진 장점 중 한 가지는 팀즈 내에서 마이크로소프트 플래너와 같은 오피스 365 앱을 사용할 수 있다는 것이다. (슬랙도 수천 가지의 연동을 제공하지만 오피스앱은 팀즈에서 처음부터 통합되어 있었다.)

소규모 팀을 위한 업무 관리 도구인 플래너는 그다지 강력하지는 않지만, 쉽게 업무를 추적하고 팀즈에서 참조할 수 있는 좋은 방법이다. 게다가 서드파티 프로젝트 관리 툴이 필요하지 않다. 한 번의 클릭으로 더 쉽게 액세스할 수 있도록 모든 채널에서 플래너 앱에 대한 탭을 만들 수 있다(자세한 내용은 10번을 참조하라). 여기서 업무를 신속하게 추가 및 할당하거나 보드, 차트 또는 예약 보기에서 프로젝트의 대시보드를 볼 수 있다.

15. 키보드 단축키 활용

팀즈 앱의 스레드에 응답하려면 키보드에서 R 키를 누르기만 하면 된다는 사실을 알고 있었는가? 아니면 윈도우에서 Ctrl-O(맥에서는 ⌘-O)를 눌러 메시지에 파일을 빠르게 첨부할 수 있다는 것을 알고 있었는가? 윈도우에서 Ctrl-.(Ctrl 키 및 마침표 키)를 누르거나 맥에서 ⌘-.(커맨드(Command) 및 마침표)를 누르면 팀즈에서 사용할 수 있는 키보드상의 모든 단축키를 볼 수 있다. editor@itworld.co.kr


John Brandon, Howard Wen editor@itworld.co.kr
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