파워 유저가 엑셀 테이블을 정복하는 11가지 방법

지난 달 열린 마이크로소프트의 첫 DIS(Data Insights Summit)에서 여러 전문가들이 엑셀 2016을 적극 활용하는 방법에 관해 많은 것을 제안했다. 오늘은 그 중 좋은 반응을 얻었던 11가지 팁을 살펴 본다.

(참고: 엑셀 2016 버전을 테스트한 결과 맥(Mac)을 포함하여 키보드 단축키를 사용할 수 있다. 그리고 엑셀 2016의 데이터 탭에 있는 여러 쿼리(Query) 옵션은 엑셀 2010 및 2013용 파워 쿼리(Power Query) 부가기능에서 가져왔다. 따라서 윈도우에서 이전 버전의 엑셀로 파워 쿼리를 사용 중이라면 여러 팁을 적용해 볼 수 있다. 단, 맥용 엑셀(Excel for Mac)은 제외된다).

1. 단축키로 테이블 만들기
엑셀에서 인접한 열과 행에 있는 데이터에 가장 유용한 기능은 바로 테이블이다. 테이블은 정렬, 필터링, 시각화를 용이하게 할 뿐 아니라 위 행과 같은 형식을 유지하면서 새 행을 추가할 수도 있다. 또한 테이블을 이용해 데이터로부터 차트를 생성하는 경우 새 행을 추가하면 해당 차트가 자동으로 업데이트된다.

엑셀 리본 메뉴로 이동하고 삽입(Insert)과 테이블을 클릭하여 데이터부터 표를 작성한 경우 간단한 키보드 단축키를 사용할 수 있다. 우선 Ctrl-A(맥은 command-shift-spacebar)로 모든 데이터를 선택한 후 Ctrl-T(맥에서는 command-T)로 표를 작성한다.

보너스 요령: 표의 이름을 기본 제목인 표1 또는 표2 등으로 내버려 두는 대신에 특정 데이터와 관련이 있는 것으로 변경한다. 새롭고 더욱 복잡한 작업 일지에서 해당 정보에 접근해야 하는 일이 발생하면 스스로에게 감사하게 될 것이다.

2. 테이블에 요약 행 추가하기
윈도우에서는 디자인 리본 메뉴로, 맥에서는 테이블(Table) 리본 메뉴로 "합계 행"를 선택하여 테이블에 요약 행을 추가할 수 있다. 합계 행이라고 부르기는 하지만 전체 합계뿐만이 아니라 계수, 표준 편차(standard deviation), 평균(average) 등 여러 요약 통계 중에서 선택할 수 있다.

수식을 이용해 이 정보를 수동으로 스프레드시트에 삽입할 수 있다. 해당 정보를 합계 행에 넣으면 표에 "첨부"되며 선택한 방식에 상관 없이 테이블 데이터 정렬을 위해 가장 아래 행에 머무르게 된다. 데이터 탐색이 많은 경우에 꽤 유용하다.

각 열에 개별적으로 합계 행을 추가해야 한다. 한 행의 합계를 작성해도 표의 나머지 부분의 합계가 자동으로 생성되지 않는다(예를 들어, 모든 열에 같은 종류의 데이터가 있는 것이 아니기 때문에 날짜 행의 합계는 그다지 적절하지 않다).

3. 열과 행 손쉽게 선택하기
데이터가 테이블 안에 있고 새 수식에서 열 전체를 참조해야 하는 경우에는 열 이름을 클릭한다. 그러면 이름으로 열 전체를 참조하게 된다. B2:B194 등 좀 더 구체적인 참조를 다시 조정할 필요가 없기 때문에 이후에 테이블에 더 많은 행을 추가할 때 유용하다.

참고: 열 이름을 클릭하기 전에 커서가 아래를 향한 화살표 모양으로 변경되어야 한다. 이 때 커서가 십자가 모양이면 열 전체가 아니라 해당 셀의 참조만 얻게 된다.

데이터가 테이블 안에 있는지 여부와는 상관 없이 여러 가지 편리한 선택 단축키를 사용할 수 있다. Shift+spacebar는 행 전체를 선택하고 Ctrl+spacebar(맥에서는 control+spacebar)는 열 전체를 선택한다. 데이터가 테이블 안에 없을 때는 사용 가능한 데이터 외의 것까지 선택할 수 있으며 빈 셀도 선택 가능하다. 테이블 데이터의 경우 테이블의 경계 내에서만 선택할 수 있다.

데이터가 있는 셀로만 테이블 안에 있는 열 전체를 선택하고 싶은 경우 커서를 그 옆의 열에 위치시키고 Ctrl+아래쪽 화살표를 누르며 오른쪽 또는 왼쪽 화살표를 이용해 원하는 열로 이동한 후, Ctrl+Shift+up을 누른다(맥에서는 Ctrl 대신 command를 사용한다). 데이터 열이 꽤 긴 경우에 유용할 수 있다.

4. 슬라이서(Slicer)로 테이블 데이터 필터링하기
엑셀 테이블은 간편한 정렬, 검색, 필터링을 위해 각 열의 헤더 옆에 드롭다운 화살표를 제공한다. 하지만 항목의 수가 많을 때 작은 드롭다운으로 데이터를 필터링하려면 다소 번거로울 수 있다. DIS에서 여러 발표자들은 슬라이서를 사용해 보라고 추천했다.

"슬라이서가 없는 피벗 테이블을 전송하는 사람에게는 30초 만에 슬라이서에 대해 가르쳐 주어야 한다. 사람들은 슬라이서를 좋아한다"고 인디애나 대학교 교수 웨인 윈스턴의 말이다. 윈스턴은 달라스 매버릭스의 소유주인 마크 쿠반에게 농구 통계에 관한 자문을 제공한다.

슬라이서가 본래 피벗 테이블을 위해 개발되기는 했지만 지금은 일반 테이블에서도 사용할 수 있다(윈도우에서는 엑셀 2013부터 추가). 윈스턴은 "실제로 더욱 유용하다"고 말했다(슬라이서를 피벗 테이블에 사용할 수 있지만 맥용 엑셀 2016에서는 일반 테이블에 사용할 수 없다).

테이블에 슬라이서를 추가하려면 커서가 테이블 안에 위치하고 있는 상태에서 디자인 리본 메뉴로 이동하여 슬라이서 삽입(Insert Slicer)를 선택한 후, 필터링할 열을 선택한다.

슬라이서가 워크시트에 표시되고 한 열이 넓어지면서 몇 가지 항목이 나타낸다. 하지만 스프레드시트가 길고 좁으면서 데이터의 오른쪽에 공간이 많은 경우 슬라이서의 크기를 변경하여 기본보다 훨씬 넓게 만들 수 있다. 리본 메뉴의 슬라이서 옵션 내에서 슬라이서 레이아웃에 열을 추가할 수 있다.

슬라이서에서 하나 이상의 항목으로 필터링하고 싶은 경우 Ctrl-클릭한다. 모든 필터를 삭제하려면 슬라이서의 우측 상단에 삭제 버튼이 있다.

5. 테이블을 필터링할 때 변경되는 요약 셀 만들기
열의 합계 등 테이블 밖에 테이블 안의 데이터를 요약하는 셀을 만들고 무엇인가로 해당 테이블을 필터링할 때 해당 셀로 업데이트된 합계를 표시하고 싶은 경우 기본 SUM 수식을 사용할 수 없다.

그러나 해당 셀에 SUM을 사용하는 대신에 셀에 AGGREGATE 함수를 사용하면 셀을 테이블 필터와 연동할 수 있다.

엑셀의 AGGREGATE 함수는 3개의 인수가 필요하며, 그 중 둘은 숫자이다. 윈도우용 엑셀은 사용 가능한 옵션 목록을 제공한다.

AGGREGATE는 3개의 인수가 필요하다. 함수 번호, 원하는 옵션 번호, 연산할 셀의 범위 등이 필요하다. 윈도우용 엑셀에 =AGGREGATE(을 입력하면 사용 가능한 함수와 옵션이 표시된다. 맥용 엑셀의 경우 사용 가능한 함수와 옵션 번호를 보려면 AGGREGATE 도움말 함수를 클릭해야 한다.

SUM은 함수 9번이며, 숨겨진 행 무시는 옵션 5이다. 따라서 다음의 코드를 가진 셀은
=AGGREGATE(9,5,Table1[Expenditures])
모든 보이는 행의 합계만을 제공한다. 필터가 보이는 행을 변경하면 이에 따라 합계가 바뀐다.

AGGREGATE는 보이는 행만 요약하는 옵션을 제공한다.

6. 피벗 테이블 안의 데이터 정렬하기
때로 일반 테이블과 마찬가지로 피벗 테이블 안의 특정 열에 맞추어 데이터를 정렬해야 할 때가 있다. 반 테이블과는 달리 피벗 테이블은 각 열에 정렬이 가능한 드롭다운 메뉴가 없지만, 첫 열의 단독 드롭다운 화살표를 선택하면 열에 맞추어 정렬할 수 있는 옵션이 제공된다.
7. 데이터 "피벗 해제(Unpivot)"하기
어떤 사람은 데이터를 "넓은" 것에서 "긴" 것으로 형태를 변경하는 것이라고 말한다. 데이터베이스 세계에서는 "폴드(Fold)"로 알려져 있다. 각 열에서 데이터를 취하고 행으로 이동한다. 기본적으로 피벗 테이블을 만드는 것과 반대다. 피벗 테이블에서는 한 열의 범주를 자체 열까지 끌어온다.

행을 피벗 해제하려면 엑셀 2016의 쿼리 편집기(Query Editor)를 사용해야 한다. 데이터 리본 메뉴를 통해 쿼리 편집기에 접근한다. 가져오기 및 변환(Get & Transform) 부분에서 테이블에서를 선택한다.

쿼리 편집기가 표시되면(데이터가 아직 테이블 안에 없는 경우 우선 데이터 범위를 확인해야 한다) 피벗을 해제할 열을 선택하고 변환*Transform) 탭을 클릭하며 행 피벗 해제(Unpivot Columns)를 선택한다.

엑셀의 쿼리 편집기는 사용자에게 행 피벗 해제 옵션을 제공한다.

그러면 스프레드시트의 우측에 피벗 해제한 행과 함께 Attribute와 Value, 2개의 새 행이 생성된다. 제품과 가격, 분기와 수입 등 좀 더 적절한 것으로 행의 이름을 변경하면 된다.

작업을 저장하기 위해 파일(File) > 닫기 및 로드(Close & Load, 기본 대상으로) 또는 파일 > 닫기 및 다음으로 로드(Close & Load To)를 선택하면 결과를 저장할지 여부를 묻는다. 저장하지 않고 닫으려고 하면 변경사항을 유지할지 여부를 묻는다. 예(Yes)를 선택하면 새 워크시트에 저장된다.

데이터를 피벗 해제하면 넓은 테이블이 더욱 긴 것으로 바뀌면서 여러 행이 2개의 행(attribute 및 value)으로 결합된다.

8. 하나의 범주 행에 대하여 복수의 피벗 테이블 만들기
피벗 테이블이 있고 범주가 포함되어 있는 행에 필터를 추가하는 경우 분석(Analyze) > 옵션(Options) > 보고서 필터 페이지 보기(Show Report Filter Pages)로 이동한 후 원하는 필터를 선택하여 필터에서 각 범주마다 해당 피벗 테이블의 사본을 생성할 수 있다. 필터에서 각 범주를 수동으로 클릭해야 하는 경우에 더 유용할 수 있다. (맥용 엑셀 2016에서는 리본 메뉴의 피벗테이블 분석(PivotTable Analyze) 탭으로 이동하고 옵션(Options) > 보고서 필터 페이지 보기(Show Report Filter Pages)를 선택한다).

9. INDEX MATCH로 데이터 검색하기
엑셀 테이블에서 데이터를 찾아 다른 테이블에 삽입할 때 VLOOKUP을 자주 사용하기는 하지만 INDEX를 MATCH와 함께 사용하면 더욱 강력하고 유연할 수 있다. 사용 방법은 다음과 같다.

A행에 컴퓨터 모델명이 있고 B행에는 가격 정보가 있으며 D행에는 가격 정보를 추가하고 싶은 컴퓨터 모델명이 있는 룩업 테이블이 있다고 가정해 보자. 이 형식을 이용해 수식을 만든다.
=INDEX(ColumnToSearchForValue, MATCH(CellWithLookupKey, ColumnToSearchForLookupKey, 0)

이런 샘플을 만들 수 있다.
=INDEX(B2:B73, MATCH(D2, A2:A73, 0))

이렇게 INDEX MATCH가 동작하는 방식은 다음과 같다 (굳이 필요 없는 경우 다음 팁으로 넘어간다). INDEX는 수치 위치에 따라 특정 셀을 선택한다. 우선 단일 행 또는 열 안에 있는 일련의 셀을 할당한 후 원하는 구체적인 셀 번호를 지정한다.
예를 들어, 다음으로 B행의 6번째 항목을 선택할 수 있다.
=INDEX(B2:B19, 6).

다음의 형식을 사용하게 된다.
=INDEX(ColumnOrRowToSearch, ItemNumberInThatColumnOrRow)

하지만 INDEX만 사용해서는 다른 행에서 조건에 따라 값을 찾을 때 크게 도움이 되지 않는다. 즉, B행 Price에서 6번째 항목을 원하는 것이 아니다. 특정 컴퓨터 모델 등 A행에 맞는 Price 행에 있는 항목을 원하는 것이다.

MATCH는 바로 여기서 사용된다. MATCH는 일련의 셀에서 값을 찾아 다음의 형식으로 일치하는 것의 위치를 반환한다.
=MATCH(SearchValue,RangeToSearch,MatchType)
(일치 유형은 정확히 갚은 경우에 0, 검색하는 것 이하의 최대 값에 1, 룩업 값 이상인 최소 값에 -1일 수 있다)

따라서 정확히 999였던 B행에서 셀의 위치를 찾으려면 다음을 사용할 수 있다.
=MATCH(999, B2:B79, 0).

그리고 조합도 마찬가지다. 검색 용어에 따라 특정 값을 찾는 MATCH는 셀 위치를 반환하며 INDEX는 2차 수식 인수로 위치가 필요하다.

10. 단계 별로 평가할 수식 확인하기(윈도우만 해당)
복잡한 수식의 평가 방법을 알고 싶다면 수식(Formulas) > 수식 평가(Evaluate Formula)로 이동하여 단계 별로 수행되는 계산을 확인한다.

11. 웹에서 엑셀로 데이터 가져오기 및 갱신하기
웹 페이지에 잘 작성된 HTML 테이블이 있는 경우에 가장 좋다. 형식이 자유로운 텍스트(또는 형식이 형편 없는 테이블)가 많은 경우 데이터를 분석할 수 있는 형식으로 얻기 위해 일정량의 추가 편집이 필요할 수 있다.

이를 염두에 두고 웹에서 엑셀로 HTML 테이블을 가져오고 싶은 경우 윈도우용 엑셀에서 데이터 탭으로 이동한 후 다음을 선택한다: 새 쿼리(New Query) > 기타 원본에서(From Other Sources) > 웹에서(From Web) 적절한 웹 페이지의 URL을 입력한다. 엑셀은 해당 페이지에서 사용 가능한 HTML 테이블을 찾아 목록을 작성할 수 있다. 미리 보기를 보려면 테이블을 클릭한다. 원하는 것을 찾은 후 로드(Load)를 클릭한다.

데이터가 자주 업데이트되는 경우 새 데이터를 복사하여 붙여 넣는 대신에 테이블에서 마우스 오른쪽 클릭하고 갱신(Refresh)을 선택하여 손쉽게 갱신할 수 있다. editor@itworld.co.kr

Sharon Machlis editor@itworld.co.kr
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