“통하는 제안서를 위한” 워드 문서 꾸미기 기본 팁

비즈니스 제안서를 돋보이기 하기 위해서는 아이디어 못지 않게 그 모양과 분위기가 중요하다. 제목 페이지, 머리글과 바닥글, 목차 등은 더 전문적으로 보이는 문서를 만드는데 도움이 된다. 이런 문서 포맷을 쉽게 만들 수 있도록 워드의 도구와 마법사를 학습하는데 시간을 투자할 가치가 있다. 가능한 문서를 돋보이게 만드는 다른 방법 또한 마찬가지이다.

머리글 바닥글

프로페셔널한 문서에는 머리글과 바닥글이 있다. 문서의 제목, 페이지 번호, 기타 본문에서 참조한 있는 각주와 인용이 위치한 장소가 머리글과 바닥글이다. 만들고자 하는 문서 종류에 따라, 독자들이 참조할 수 있는 관련 정보가 들어있는 머리글, 바닥글, 또는 둘 모두를 사용할 수 있다.

머리글과 바닥글 만들기
머리글과 바닥글을 찾으려면 먼저 ‘삽입’을 클릭한다. 그리고 드롭다운 메뉴에서 삽입하고 싶은 머리글이나 바닥글 형식을 선택한다.

만약 머리글과 바닥글을 동시에 만들고 싶다면, 문서가 일관된 형태로 유지되도록 동일한 형식을 사용하는 것이 좋다.

머리글과 바닥글에 내용 추가하기
머리글과 바닥글의 디자인 리본에는 이 부분에 콘텐츠를 추가할 때 필요한 도구가 들어있다.

많은 사람들이 가장 먼저 추가하고 싶어하는 내용은 페이지 번호이다. 삽입 리본의 머리글/ 바닥글에서 '페이지 번호' 드롭다운 메뉴를 클릭한 후 포맷을 선택한다. 기본적으로 제공되는 것 외에 드롭다운 메뉴 하단의 ‘Office.com에서 페이지 번호 더 보기’를 클릭하면 사용자들이 만든 옵션을 찾을 수 있다.

(페이지의 왼쪽과 오른쪽에 교대로 페이지를 표시하는) 책과 같은 형태의 페이지 번호를 원한다면 짝수와 홀수 페이지를 다르게 지정’에 표시를 한다. 이제 짝수와 홀수 페이지의 머리글과 바닥글에 각기 다르게 내용을 변경시켜 추가할 수 있다.

여기에서 페이지 번호 도구와 홈의 텍스트 설정을 이용해 문서에서 왼쪽과 오른쪽 끝에 표시를 할 수 있다.

또 삽입의 하위 메뉴 중 텍스트 영역에서 ‘날짜 및 시간’을 이용해 다양한 형식으로 날짜와 시간을 삽입할 수도 있다. 그리고 홈 메뉴에서 왼쪽, 중앙, 오른쪽 정렬 옵션을 이용해 머리글과 바닥글 안 내용을 정렬시킬 수 있다.

목차
마이크로소프트는 기능적으로, 그리고 눈에 띄게 쉽게 목차를 만들 수 있는 기능을 제공하고 있다. 그 중에서도 최고의 기능은 일부 옵션을 이용해 목차를 자동으로 업데이트 할 수 있다는 것이다. 문서를 변경할 때마다 제목이나 페이지 번호를 바꿀 필요가 없는 것이다.

제목 스타일 정하기
자동 목차 업데이트라는 장점을 최대한 이용하기 위해서는 문서 제목의 형식을 알맞게 정하는 것이 중요하다. 형식을 정하고 싶은 텍스트를 선택한 후 홈 메뉴를 클릭한다. 스타일 영역에서 보면, 제목 1, 제목 2 라는 옵션이 있다. 이 옵션에 마우스를 가져가면 텍스트의 스타일을 미리보기 할 수 있다. 원하는 스타일을 클릭해서 적용한다.

제목 스타일은 위계구조가 있어서, 제목 1이 1차, 제목 2가 그 다음 항목이라는 점을 기억해야 한다.

목차 넣기

문서 제목 스타일을 정했으면, 참조 탭을 열어 목자 드롭다운 메뉴를 클릭한다.

다른 워드 기능 대다수와 마찬가지로 목차 마법사가 몇 가지 옵션을 제시한다. 2개의 자동 목차 제목 1에서 3까지의 텍스트를 바탕으로 목차 내용을 업데이트 하며, 나머지 수동 목차는 사용자가 원하는 대로 조정을 하게끔 놔둔다.

이 2개의 자동 목차는 목차를 생성한 후 상단에 나타나는 ‘목차 업데이트’를 클릭할 때마다 페이지 번호를 자동 업데이트하고, 새 제목을 채워 넣는다.

목차를 수동으로 업데이트하고 싶다면, 수동 탬플릿을 적용하거나, 자신의 탬플릿을 하나 만들면 된다. 수동 탬플릿을 사용한다면, 워드가 출발점으로 목차 예시를 제시할 것이다.

이를 삭제, 복사, 붙여넣기에 목차를 맞춤화 할 수 있다. 각 부분의 제목과 페이지 번호의 텍스트 상자를 직접 편집해 업데이트한다.

표지
표지는 보고서, 제안서, 기타 전문 문서의 '마감재'나 다름 없다. 이는 콘텐츠에 담긴 내용을 시사하고, 작성자 등 기본적인 정보를 알릴 수 있는 장소이다. 일부 기업은 표지를 특정 형태로 만들도록 강제하기도 한다.

이런 특정 형식에 제약을 받지 않는다면, 자신의 콘텐츠에 맞게 표지를 맞춤화 할 수 있다. 탑재된 마법사를 이용할 경우, 클릭 몇 번으로 커버 페이지를 만들 수 있으며, 이를 수동으로 처리할 수 있는 도구도 있다.

마법사 이용하기
마

법사를 이용하고 싶다면 삽입 > 표지 순으로 클릭한다. 워드에 탑재되어 있는 십여 종의 탬플릿 중 하나를 선택하거나, 오피스닷컴에서 마이크로소프트나 다른 사용자가 만든 탬플릿을 찾아 이용할 수 있다.

만들어진 상태의 탬플릿에는 클릭해 조정을 할 수 있는 텍스트 상자가 있다. 일부는 교체해 사용할 수 있는 이미지도 들어 있다. 마법사를 이용하면 1분도 되지 않아, 어쩌면 자신이 직접 만든 것보다 좋은 커버 페이지를 만들 수 있다.

폰트 변경하기
텍스트 스타일링 옵션은 홈 메뉴에 위치해 있다. 스타일 하위메뉴 아래에서 마이크로소프트가 워드에 탑재한 여러 텍스트 포맷을 선택하거나, 자신의 보고서에 맞는 스타일을 만들 수 있다.

드롭다운 메뉴를 클릭해 스타일을 선택해 적용하거나, 새로 만들기 툴을 실행시킨다. 선택한 스타일을 클릭하면 선택한 텍스트에 스타일이 적용된다.

이미지 넣기
이미지는 표지와 콘텐츠에 효과를 추가하는 역할을 한다. 삽입 > 그림 순으로 클릭하거나, 일러스트레이션 영역에서 ‘온라인 그림’을 선택한다. 그림은 하드 드라이브에 저장된 이미지를, 온라인 그림은 오피스 클립 아트, 빙, 원드라이브, 페이스북, 플리커에 위치한 이미지를 가져오는 도구이다.

이미지를 삽입한 후 크기를 조정하고 싶다면, 이미지를 클릭했을 때 주변에 나타나는 8개의 점을 클릭해 드래그하면 된다. 텍스트로 이미지를 감싸도록 설정을 할 수도 있다. 또 이미지를 선택했을 때 나타나는 서식 메뉴에서 경계선이나 효과 등을 추가 적용할 수 있다.

editor@itworld.co.kr

Anthony Domanico editor@itworld.co.kr
저작권자 한국IDG & ITWorld, 무단 전재 및 재배포 금지