메일만 쓰기엔 아까운 지메일…알아두면 유용한 기능 10가지

지메일은 기본적으로 이메일 송수신을 위한 서비스이지만, 다양한 기능을 통해 그 과정 전체를 한층 더 효과적으로 만들 수 있다. 다음 기능을 아직 사용하지 않고 있다면 지금부터라도 활용해 보자. 생각보다 훨씬 유용하다고 느낄 것이다.

스마트 편지쓰기

스마트 편지쓰기는 이메일을 더 빠르고 수월하게 작성할 수 있도록, 작성 중인 이메일을 자동으로 완성해 주는 기능이다. 이 기능은 머신 러닝을 기반으로 사용자가 입력하려는 내용을 예측해 실시간 제안을 제공한다.

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개인화 기능 및 스마트 기능을 비활성화하지 않았다면 스마트 편지쓰기는 기본적으로 켜져 있다. 하지만, 언제든 간단히 설정에서 이 기능을 전환할 수 있다.

설정 > 모든 설정 보기 > 기본설정 탭으로 이동한 뒤, 아래로 스크롤하면 ‘스마트 편지쓰기’ 항목을 찾을 수 있다.

기본 스마트 편지쓰기 기능은 일반적인 예측 문장을 제안하지만, ‘스마트 편지쓰기 개인화’를 활성화하면 지메일 계정에 저장된 이메일을 바탕으로 개인의 작성 스타일에 맞춘 문장 제안을 받을 수 있다.

보내기 예약

작성한 이메일을 나중에 보내고 싶은 경우가 있는가? 대부분은 초안으로 저장해두었다가 기억날 때 발송하지만, 이 방식은 실수로 놓칠 위험이 있다. 이메일을 보냈다고 생각했는데 실제로는 보내지 않았다는 사실을 나중에 알게 되는 것보다 더 짜증 나는 일도 드물다.

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그래서 ‘보내기 예약’ 기능이 필요하다. 이메일을 작성한 뒤 즉시 보내는 대신, 원하는 날짜와 시간에 발송되도록 예약할 수 있다.

‘보내기’ 버튼 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 ‘보내기 예약’을 선택하면 된다.

기본값으로는 ‘내일 아침’, ‘내일 오후’, ‘월요일 오전’ 같은 옵션이 표시되며, 주말에 업무용 이메일을 작성할 때 유용하다. 원하는 경우 ‘날짜 및 시간 선택’을 통해 정확한 시간까지 지정할 수 있다. 이제 이메일 발송을 깜빡하는 일은 없을 것이다.

보내기 취소

‘보내기 취소’ 기능은 이름 그대로의 기능이다. 이메일을 보낸 직후 일정 시간 동안 전송을 취소할 수 있는 유예 시간이 주어지며, 이를 통해 내용을 다시 수정하거나 발송 시점을 늦추거나, 발송 자체를 취소할 수 있다.

작성 중 실수로 이메일을 보내거나, 파일 첨부를 잊었거나, 오타를 나중에 발견했거나, 참조(CC) 대신 숨은 참조(BCC) 를 해야 했던 경우 등에서 특히 유용하다.

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이 기능은 기본적으로 활성화되어 있으며, 유예 시간은 사용자가 설정할 수 있다.

설정 > 모든 설정 보기 > 기본설정 탭에서 ‘보내기 취소’ 항목을 찾아, 5초에서 30초 사이로 선택할 수 있다. 가능한 한 긴 시간(30초)으로 설정해 두는 것을 권장한다. 추가 시간으로 인한 불이익은 전혀 없기 때문이다.

이메일을 보낸 후 좌측 하단에 ‘메시지를 보냈습니다’라는 알림이 뜨면, 그 옆의 ‘취소’ 버튼을 누르면 된다. 반응 속도가 빠르다면, 이메일은 다시 초안 상태로 되돌아가며 실제로 수신자에게 발송되지 않는다.

검색 연산자

지메일의 검색창에 검색어를 입력하는 기본 기능은 간편하지만, 검색 결과가 지나치게 많거나 부정확할 수 있다.

이메일이 너무 많아 원하는 메시지를 찾는 것이 ‘모래 속에서 바늘 찾기’처럼 어렵게 느껴진다면, 검색 연산자를 통해 검색 결과를 더 효과적으로 필터링할 수 있다.

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모든 검색 연산자를 다 나열할 수는 없지만, 자주 쓰이는 예시로는 ‘from:’(특정 발신자 기준으로 필터링), ‘subject:’(제목을 기준으로 검색하고 본문은 무시) 등이 있다.

전체 목록은 지메일 지원 페이지에서도 확인 가능하다.

다시 알림

‘다시 알림’ 기능은 알람 시계의 다시 알림 버튼처럼, 이메일을 잠시 숨겼다가 원하는 시간에 다시 등장하도록 설정하는 기능이다.

지메일에서 이메일을 다시 알림하려면, 해당 이메일에 커서를 올린 후 오른쪽 옵션에 있는 다시 알림 아이콘을 클릭하면 된다. 기본값으로 여러 가지 시간 옵션이 제공되며, 원하는 시간이 없을 경우 ‘날짜 및 시간 선택’을 눌러 직접 설정할 수 있다. 여러 개의 이메일도 선택한 뒤 같은 방식으로 한 번에 다시 알림할 수 있다.

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이후에는 왼쪽 패널의 ‘다시 알림 항목’ 카테고리에서 다시 알림한 모든 이메일을 확인할 수 있으며, 필요할 경우 계획보다 앞당겨 다시 알림을 해제하는 것도 가능하다.

이메일 템플릿

비슷한 형식과 내용을 반복해서 작성하는 이메일이 많다면, 지메일의 이메일 템플릿 기능을 반드시 활용하는 것이 좋다.

이름에서 알 수 있듯, 이메일 템플릿 기능은 다양한 템플릿을 미리 만들어 저장해 두고, 이후에는 매번 처음부터 작성하지 않고도 기본 형식을 불러와 빠르게 이메일을 작성할 수 있도록 해준다.

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이메일 템플릿을 사용하려면, 설정 > 모든 설정 보기로 이동한 뒤, 상단의 ‘고급’ 탭에서 ‘템플릿’ 항목을 찾아 ‘사용’으로 설정하고 변경사항 저장을 클릭한다. 지메일이 다시 로드되면 템플릿 생성이 가능해진다.

템플릿을 만들려면, 일반적인 방식으로 이메일을 작성한 뒤 보내지 말고, 오른쪽 아래 점 세 개 메뉴 > 템플릿 > 초안을 템플릿으로 저장을 선택한다. 이후 유사한 이메일을 보낼 때는 동일한 메뉴에서 ‘템플릿 삽입’을 클릭하면 된다.

맞춤법 및 문법 제안

이메일에서 맞춤법과 문법을 정확히 사용하는 것은 언제나 중요하지만, 특히 업무상 이메일을 보낼 때는 더욱 중요하다. 상사든 고객이든, 이메일을 통해 전달되는 첫인상은 매우 크기 때문이다.

다행히 지메일은 맞춤법과 문법 모두에 자동 수정 기능을 제공하며, 자동 수정이 과하다고 느껴질 때 유용한 실시간 맞춤법 및 문법 제안 기능도 함께 제공한다. 글쓰기 흐름을 유지하면서도 품질을 높일 수 있다.

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지메일이 이메일 작성 중 맞춤법과 문법을 자동으로 점검하도록 하려면, 설정 > 모든 설정 보기로 이동한 뒤, ‘일반’ 탭에서 아래로 스크롤해 문법 검사, 맞춤법 검사, 자동 수정 항목을 찾는다. 각 기능을 자유롭게 조합해 사용하면서 본인에게 가장 잘 맞는 설정을 찾으면 된다.

받은편지함 카테고리, 라벨, 필터

이메일을 많이 주고받는 사용자에게는 지메일의 기본 정리 기능만으로는 부족할 수 있다. 수작업 정리에 많은 시간을 들이지 않고도 체계적인 관리가 가능하도록, 지메일은 다양한 고급 정리 기능을 제공한다.

우선, 지메일의 받은편지함 카테고리는 이메일의 목적에 따라 자동으로 분류하기 위해 존재한다. 대표적인 카테고리로는 소셜, 프로모션, 스팸 등이 있으며, 지메일은 수신한 이메일을 분석해 해당 카테고리에 자동으로 분류한다.

이러한 카테고리 외에도 라벨 기능이 있다. 라벨은 사용자가 이메일을 원하는 기준에 따라 직접 분류할 수 있도록 돕는 맞춤형 태그다. 각 라벨은 폴더처럼 작동하지만, 하나의 이메일에 여러 라벨을 동시에 적용할 수 있다는 점에서 더 유연하다. 라벨은 왼쪽 패널에서 탐색할 수 있으며, 유형별로 이메일을 빠르게 찾아볼 수 있는 장점이 있다. 예를 들어, 영수증, 청구서, 업무 프로젝트, 취미별 항목 등을 기준으로 라벨을 만들 수 있다.

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여기서 한 단계 더 나아가면 필터 기능이 있다. 필터는 사용자가 직접 조건을 설정해, 해당 조건을 만족하는 이메일이 받은편지함에 도착했을 때 자동으로 특정 작업을 수행하도록 만드는 규칙이다.

필터를 만들려면, 검색창 오른쪽에 있는 ‘검색 옵션 표시’를 클릭한 뒤, 원하는 조건을 입력하고 ‘필터 만들기’를 선택하면 된다.

예를 들어, 제목에 특정 단어가 포함된 이메일에 자동으로 특정 라벨을 부여하거나, 특정 도메인에서 온 이메일을 다른 이메일 주소로 자동 전달하는 필터를 생성할 수 있다.

비밀 모드

지메일에 비밀 모드 기능이 있다는 사실을 알고 있는가? 이 기능은 이메일의 보안 수준을 높이는 가장 효과적인 방법으로, 수신자가 이메일에 대해 할 수 있는 행동을 제한함으로써 민감한 정보를 보호하는 데 목적이 있다.

비밀 모드로 이메일을 전송하면, 만료일 지정이나 SMS 인증 요구 여부를 설정할 수 있다. 비밀 모드로 전송된 이메일은 수신자가 전달, 복사, 인쇄, 다운로드할 수 없으며, 이후에는 발송자가 접근 권한을 회수하는 것도 가능하다.

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비밀 이메일을 보내려면, 새 이메일을 작성할 때 자물쇠 아이콘을 클릭해 비밀 모드를 활성화하면 된다. 그러면 위에서 언급한 기능들을 해당 이메일에 대해 설정할 수 있다. 안전하게 사용할 수 있다.

키보드 단축키

지메일은 기본 설정만으로도 매우 사용자 친화적이지만, 마우스만으로 모든 작업을 하다 보면 의외로 많은 시간을 허비하게 된다. 이메일을 읽고, 작성하고, 정리하는 데 보내는 시간이 많을수록 키보드 단축키를 활용하는 것이 큰 도움이 된다.

지메일에서는 먼저 키보드 단축키 기능을 직접 활성화해야 하며, 유용한 단축키에 익숙해지면 이후에는 마치 자동 반사처럼 사용할 수 있게 된다. 그렇게 되면 지메일 사용이 훨씬 더 간편해지고, 예상보다 많은 시간을 절약할 수 있다.

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이 기능은 설정에서 직접 활성화해야 하며, 단축키가 손에 익으면 이메일 사용 속도가 눈에 띄게 빨라진다.

키보드 단축키를 활성화하려면, 설정 > 모든 설정 보기 > 기본설정 탭에서 아래로 스크롤해 ‘키보드 단축키’ 항목을 찾아 켠다.

지메일은 기본적으로 매우 다양한 단축키를 제공하며, 처음엔 익숙해지는 데 시간이 걸릴 수 있다. 활성화 후에는 지메일이 열린 상태에서 ‘?’ 키를 누르면 전체 목록을 확인할 수 있다. 기본 단축키가 마음에 들지 않는다면, 맞춤 단축키(Custom Keyboard Shortcuts) 도 설정 가능하다. 설정 > 모든 설정 보기 > 고급 탭으로 이동해 해당 기능을 활성화한 뒤, 상단의 ‘키보드 단축키’ 탭에서 자유롭게 커스터마이징할 수 있다.

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Dave Parrack editor@itworld.co.kr
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